Imagínese trabajar en un lugar sin normas ni rutinas, donde todo se resuelve ad hoc o consiste en formas no escritas de hacer las cosas. Quizá funcione bien las primeras semanas, pero frustrante al cabo de mucho tiempo. Todos los lugares de trabajo tienen normas y rutinas para quienes trabajan en ellos, pero los mejores se aseguran de que estén documentadas y escritas en un documento común. Esto proporciona una visión de conjunto para todos, previsibilidad y un mejor ambiente de trabajo. Los nuevos empleados sabrán rápidamente cómo se trabaja en la empresa. Y no menos importante, el número de preguntas y consultas a la dirección se reducirá significativamente cuando todo esté claramente escrito.

¿Qué es un manual del empleado?

Un manual de personal proporciona al menos una visión general y una orientación sencilla sobre las normas y rutinas que se siguen en el lugar de trabajo.
Es un libro de referencia para los empleados individuales, que pueden obtener una visión general tanto de los deberes como de las normas y derechos, además de las prácticas personalizadas que la empresa ha preparado.
Cuando el contrato de trabajo se aplica a empleados individuales, el manual de personal se aplica a todos los empleados de la empresa y entra en más detalle sobre los derechos individuales.

No exigido por la ley

Ningunaempresa está obligada a tener un manual del personal, y ninguna ley dice que sea necesario. Pero es muy recomendable tenerlo. No sólo proporciona un conjunto de normas de conducta comunes, sino que un buen manual del empleado ofrece una visión general del tipo de empresa que queremos ser. Puede ayudar a crear un buen ambiente de trabajo y una cultura compartida que impulse a la empresa en la dirección que desea la dirección.

Disponer de normas y directrices de conducción reduce la fricción y la confusión sobre qué normas cumplir.

¿Qué debe contener?

‍Haymuchas maneras de crear un manual del personal, pero temáticamente puede abarcar la cultura de la empresa, información general (deberes y derechos legales) y normas específicas de la empresa.

Sobre esta base, puede dividirse en cuatro partes:

Visión y valores de la empresa
Introducción a la empresa
¿Qué tipo de empresa es ésta?

Condiciones de empleo
Normativa laboral,
Horario de trabajo (incluido cualquier horario flexible, vacaciones, horas extraordinarias, etc.)
Vacaciones y días festivos, dinero para vacaciones
Régimen salarial y compensación
Tarifa (si dispone de ella)
Periodo de prueba
Privacidad
Directrices generales, p. ej. Uso de medios sociales, internet, en viajes de trabajo.g. Uso de las redes sociales, internet, en los viajes de trabajo,
Confidencialidad y rutinas para las preguntas de la prensa
Salud, medio ambiente y seguridad (HSE) (remitirse a la propia redacción)
Rescisión del contrato: Notificación de despido, advertencia, dimisión y certificado de reclamación
Ausencia, enfermedad y permiso
Procedimientos de ausencia y enfermedad
Permiso de ausencia
Beneficios para los empleados
Pensión
seguro
acuerdos de almuerzo
Otros beneficios (por ejemplo, cabina, formación, descuentos, etc.)
Derecho a vacaciones / días libres pagados además de los días reglamentarios
Herramientas informáticas que utiliza la empresa

Aunque no tiene por qué expresar qué tipo de cultura y entorno desea tener, también puede ser útil incluirlo. En todo es

¿Quién debe hacerla?

Esto depende del tamaño de la empresa. Si tienes tu propio departamento de RRHH / RR.HH. o director de RRHH, es natural que estos propietarios posean y gestionen este documento.

Pero es importante que la dirección, y no menos el director general, consideren el manual del personal como una herramienta importante para dirigir la empresa y a los empleados en la dirección en que desean desarrollarla.

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¿Con qué frecuencia se debe actualizar?‍

En cuanto se introduzcan cambios y rutinas en el lugar de trabajo, habrá que actualizar el manual. Pero, como mínimo, hay que revisarlo y repasarlo una vez al año para asegurarse de que todo está al día. Rápidamente se olvida hacer esto, por lo que es importante que alguien se haga cargo de este proceso.

¿Qué extensión debe tener?
Dado que debe ser un documento vivo que puedan utilizar todos los empleados, debe ser lo más breve y claro posible. Nadie va a leer largas y pesadas descripciones de procesos ni a buscar si se percibe como impenetrable. Disponga de un registro que permita buscar según los conocimientos específicos. No utilice un lenguaje pesado y burocrático, sino hágalo todo lo más fácil y claro posible.

Puede resultar natural dividir un manual del personal si ves que los distintos departamentos necesitan normas y rutinas ligeramente diferentes. Entonces puedes tener un manual del personal para la empresa en su conjunto y tener tus propias descripciones de rutinas para los distintos departamentos.

¿Tiene que llamarse "manual del empleado"?

No, llámelo como quiera. En inglés suele denominarse Employee handbook, employee manual, staff handbook Manual de política de empresa para empresas internacionales.

No deberías incluir esto:
Los beneficios que se personalizan individualmente en los contratos de trabajo y sólo están disponibles para unos pocos no deberían incluirse. Recuerde que el manual es para todos en el lugar de trabajo y no para los envidiosos.
El tiempo de prueba también puede personalizarse individualmente, por lo que debe cubrirse, así que sea general en términos

¿Puedo modificar el contenido del libro?
Sí, y este es también un punto importante. El contenido del manual del personal debe actualizarse al menos de acuerdo con las leyes y reglamentos vigentes. Además, el contenido se considera una referencia para los empleados, por lo que es importante que otros elementos del libro también estén siempre actualizados.
La reducción de plantilla debe pensarse detenidamente, tanto las consecuencias que tendrá en relación con los empleados. Antes de que esto ocurra, hay que discutirlo con los representantes de los trabajadores. Quizá haya que compensar con otra cosa.

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